ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
書類を電子帳票として保管する条件が年々緩和されてきております。
その証拠に以前記事にしましたが、電子化を行う企業がここ５年で約４０倍まで増加しているというデータがあります。
こちらの記事にまとめております。
この記事にて電子保管の法律改正についてまとめてみました。
正式には電子帳簿保存法と言います。
電子帳簿保存法とは？
1998年に施行された法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」
会社法等で定める保管期間内の書類であっても、紙で保管するのではなく電子保管を認める法律です。
電子帳簿保存法は厳しい
企業は税法・会社法によるり原則７年間の帳簿を保存する義務があります。
ITの急速な進歩により、電子データによる国税書類の保存も可能になるだろうと考え、電子帳簿保存法が制定されました。
しかし制定当初はその条件は厳しく、国税書類の中でも決算書などのデータのみで、尚且つ最初から電子データだったもの(パソコンで作ったもの)ではないと認めないというものでした。
つまり、紙データをスキャンして電子化にしたものは認められませんでした。
結局わざわざ電子化するメリットがあまりないということで普及しませんでした。
その後２００５年にe-文書法が制定されました。
e-文書法の制定でスキャンデータも認められることに
e-文書法では「スキャナ保存制度」が追加され、紙データをスキャンした電子データも認められるようになりました。
しかし、これまた条件が厳しく、例えば契約書などは３万円未満のものしか電子データ認められませんでした。
また、国税庁の事前承認や電子署名やタイムスタンプ、更には保存する形式(カラー必須、大きさの情報等必須)など様々な条件が必要でした。
結果的にe-文書法が制定された２００５年でも電子保存の普及率は全く上がりませんでした。
原因は金額制限かと思われます。
金額によって保存形態が変わるということは、紙文書と電子データの管理が複雑化するという大きなデメリットがあるからです。
結局全て電子化出来るわけでもないのに、わざわざ書類を電子化するメリットが少なかったわけです。
２０１５年の法律改正で一気に条件緩和！
e-文書法が制定されてから約１０年、一変します。
２０１５年の改定では、これまでネックだった契約書や領収書等の金額制限が撤廃されました。
更には電子署名やカラースキャン等の成約もなくなり、タイムスタンプさえあればほぼ全ての文書を電子化にすることが可能となりました。
２０１６年も法律改正！いよいよ原本の保持も不要に！
２０１６年ではスキャナー自体の条件も緩和されました。
今までは一体型のスキャナーで電子化したデータでないと認められなかったものが、デジタルカメラやスマホのカメラでの撮影も認められるようになりました。
管理部門の担当者や税理士が電子データと原本を確認し、問題がなければ原本の破棄が認められたのです。
ここ数年の電子化関連の法律改正により、電子化が一気に現実的になったのです。
これらの改正により、一気に５０倍近くの企業が電子化を取り組んだわけです。
書類電子化の法律改正まとめ
分岐点は
２０１５年の領収書や契約書の金額上限撤廃
２０１６年の原本保管撤廃
この２項目がかなり大きいです。
ちなみに２０１５年には電子署名が不要になった代わりに「適正事務処理要件の規定及び遵守」が定められました。
適正事務処理要件とは？
社内で適正にチェック体制が出来ているか？というものです。
相互チェック
定期チェック
再発防止策
この３点が適切に実施されている要件を制定し、これを守ること。
電子帳簿保存法に対応しながら業務を行うことは難しい
電子帳簿保存法の要件は上の３つ以外にも細分化すると非常に多いです。
ではこれらの要件を満たしながら日常の業務を行うことは果たして効率がよくなるのか？
ペーパーレスを実現するために、業務の効率が悪くなることは果たして・・？
vividは本末転倒だと考えます。
ペーパーレスはあくまで結果であり、目的は「業務効率化」です。
日常の業務を効率化する→結果的に法律に対応→ペーパーレスが実現
この形が一番の理想です。
弊社が提供している電子ワークフローはまさに理想の形を提供できると自信を持っております。
ヒアリングさせて頂ければ、弊社がお役立て出来る部分でご提案致します。
勤怠管理はあのシステム・・
経費精算はあのシステム・・
顧客管理(CRM)はあのシステム・・
とバラバラに使うのは非常に非効率的です。
vividはそれらシステムを統合して一つのログイン(シングルサインオン)で業務を一本化するご提案も可能ですので、是非お気軽にお問合せ下さい！
書類の電子化はメリットが非常に大きいため、是非積極的に勉強・利用して頂きたいと思っております。
e-文書法と電子帳簿保存法の違いについてまとめました。
