「領収書って捨てられないの？？」と顧問先に聞かれて
・捨てられません
・わかりません
と答えている税理士先生へ・・・
領収書は保管期間内でも捨てられます！
税理士先生にとって、今後必要不可欠な知識だと思いますので、釈迦に説法かもしれませんがこの記事を執筆しております。
あらためまして！
電子帳簿保存法という法律に対応したペーパーレスの提案をしている株式会社vividです。
vividは数多くの税理士先生を含めた士業・不動産業とお取引させて頂いており、士業業界の情報に対してアンテナを張っております。
この記事では税理士先生に特化した形で書いておりますので、税理士先生はぜひ一読ください。
３桁を超える税理士先生とお会いしていますが、この法律に詳しい税理士先生は一人もいませんでした。
株式会社vividの事業内容
vividの事業内容をご紹介します。
・業界最安値の書類スキャニング代行業務
・e-文書法・電子帳簿保存法に対応したペーパーレスのコンサルティング業務
・印紙税を削減する電子契約システムのご提案
・業務効率化して顧問先の売上アップに貢献する業務フローのご提案
まとめると
「紙書類のお悩み１１０番」
です！
顧問先から
・請求書捨てられないの？
・領収書捨てられないの？
・業務効率化出来ないの？
・印紙税削減できないの？
などの相談を受けた時は
「出来ますよ！一度話聞いてみますか？」と答えた上で、vividに丸投げしてください！
もちろん相談は無料でお受けしますので、お気軽に投げて頂ければと思います。
顧問先の要望に対してスピーディーに誠実に対応することが大切です。
vividが本当に対応出来るのか？という不安を払拭する意味でも、詳しく電子帳簿保存法などの法律を踏まえたペーパーレスについて書いていきます。
税理士業界の現状
たくさんの税理士先生と話をして感じたこと・学んだことを書いております。
必ず税理士先生にとってプラスになる情報かと思いますので、宜しくお願い致します。
税理士業界は年々厳しくなってきています。
・税理士の増加
・顧問料の値下げ合戦(月１万円もめずらしくありません)
・ＡＩの進化による仕事の減少(記帳代行等々)
特にＡＩの発達によって、今後税理士の仕事は大幅に減少すると言われています。
海外に目を向けると韓国ではマイナンバーカードの普及率が９０％
エストニアという国では９９％が普及しています。
とくにエストニアでは、国民識別ＩＤが格納されたスマホで住民登録～年金・保険の手続き・納税ができることから、税理士と会計士が不要になってきているようです。
このように税理士業界は今後まずます厳しくなることが予想され、顧問先から経費の記帳代行をしたり、決算処理業務だけをしていると生き残れない時代がやってきます。
そんな中で大切なことは、顧問先に寄り添ってどう会社の利益を伸ばしていくか？を提案する「コンサルティング能力」だと思っております。
小規模の会社であれば管理業務の人員を雇用する代わりに税理士にバックオフィスを任せてもらうなど、より一層顧問先に入っていく営業が必要だと感じます。
今やネットで色々な情報が収集出来る時代で、
昔みたいに困ったことがあれば税理士に聞けばいい！という時代ではなくなってきています。
そのため聞かれたことは対応出来るようにしておかないと、税理士を乗り換えされてしまいます。
事実国内大手の税理士法人では、顧問先を乗り換えで獲得するためにあの手この手を使おうとしています。
・土地の評価を御社の税理士はやってくれますか？路線価だけで土地価格を評価する税理士だと大きく損しますよ？
・印紙税法について御社の税理士は詳しいですか？印紙税が掛からない方法をうちは知っていますよ？
・領収書や請求書を捨てられる方法は御社の税理士は知っていますか？これからペーパーレスが必須の時代がやってきますよ？
このように不安を煽り、顧問先を乗り換えを促す営業があると、都心の税理士会で話があったようです。
ちなみにvividなら下記のような対応が可能です。
土地評価
税務署に強く言える不動産鑑定士に頼むべきです。普通の不動産鑑定士では出来ません。
なぜなら多くの鑑定士は国から仕事をもらう立場だからです。
vividならその鑑定士を知っています。
印紙税削減
電子契約システムを取り入れるべきです。ただし電子署名法に則った電子契約が望ましいです。
vividなら法的に則ったシステムを提案可能です。
領収書や請求書を捨てる
e-文書法・電子帳簿保存法に則った対応をすれば完全に捨てられて業務効率化が実現します。
vividなら規約の設定から運用までコンサルティングが可能です。
業務フローを見直した業務効率化
ハッキリ言って多くの会社の業務フローは無駄が多いです。
クラウドサービスを使って、一つ一つの仕事を点でやるのではなく、線で結び付けて仕事が出来る時代です。
１回目でヒアリングをして、２回目でプレゼンして一発で納得して頂ける自信があります。
多くの税理士先生は税務のことを聞かれたら知らないことでも「知らない」と言えません。
税務のプロフェッショナルと思われているわけですから当然ですよね。
しかしそこから色々調べると大変ではないですか？
そこはvividに丸投げすれば対応出来ますので是非活用して頂きたいのです
領収書とか本当に捨てられるの？
ハイ、捨てられます！
というか今では領収書に限らずほとんどの書類が捨てられます
たとえば・・・
・仕訳帳
・総勘定元帳
・売上台帳
・仕入台帳
・現金出納帳
・固定資産台帳
・売掛金台帳
・買掛金台帳
・試算表
・各種契約書
・取引上発生する書類(見積書・発注書・納品書・請求書・領収書)
・稟議書
・取締役会議事録
・人事関係書類
・株主総会議事録
・社内業務連絡
etc…
これらの書類は全部保管期間関係なく捨てられます！
国はペーパーレス化を全面に押し出しています。
今後数年以内(早ければ２０１９年中)には多くの会社が検討をしますので、税理士として対応出来ないと時代に取り残されてしまいます！
日本がペーパーレスを推進しているという裏付け
領収書等の書類を電子保存でも認める法律はかなり前から作られていました。
しかし要件が厳しく、実施企業はほぼありませんでした。
たとえばつい最近までは３万円以上は紙じゃないとダメ
３万円以内ならOKという要件でした
そんな面倒なことしてまでペーパーレスしようとは思いませんよね？
しかし下記表を見て頂けるとわかる通り、近年一気に法律が緩和されました。
・３万円以上の領収書でも電子保存可能になったり
・３日以内にスキャンしなければいけなかった領収書も３７日以内でOKになったり
・スマホでの写真でもOKになったり
・小規模事業者はより緩和されたりしています。
ただし電子保存するためには事前に国税局に申請をしなければいけません。
電子帳簿保存法にもとづいた承認申請の件数推移が下記表です。
御覧のとおり、
平成２５年度まではわずか１３３社しか申請していませんでしたが、
平成２６年度 １５２件(１回目の規制緩和)
平成２７年度 ３８０件(２回目の規制緩和)
平成２８年度 １,０５０件
平成２９年度 １,８４６件
このことからも、ペーパーレスは今後一気に流行することがわかります。
今後ますます「領収書って捨てられないの？」と顧問先から受ける質問が増えるはずです。
先ほどネットで情報があふれていると書きましたが、
電子帳簿保存法について本当の意味で理解している人は非常に少ないです。
だからネットにも情報が載っていません。
vividは多くの会社の電子帳簿保存法に基づいた国への申請・運用に成功しており実績があります！
ちなみに国会や各市区町村でもペーパーレスは導入しています。
※記事リンクを貼っておきます
【攻防・終盤国会】衆院ペーパーレス化、一部導入へ 印刷費１４５０万円削減
茨城県守谷市 全議員にタブレットを配布してペーパーレスでの討議を実現
国交省／電子契約システム、８月から試行運用／直轄工事・業務で２００件予定
しかしペーパーレス実現のためには、ただ領収書などをPDFにするだけではダメです！
電子帳簿保存法に則った形で保存しないと法律違反になってしまいます。
電子帳簿保存法とは？
正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存等の特例に関する法律」
電子帳簿保存法と言います。
略して電帳法(でんちょうほう)と呼ばれていますね。
高度情報化・ペーパーレス化が進展する新しい時代に対応し、帳簿書類の保存の負担軽減を図るために平成１０年７月に創設。
記録段階からコンピュータ処理によって作成される帳簿書類については、電子データ等による保存を認める法律で、
国の狙いとしては、
・経費削減によって利益を上げて法人税を確保
・業務効率化により企業競争力を上げる
電子帳簿保存法に則って電子保存することで、領収書などを電子保存することが出来ます。
要件は色々あるのですが、とてもじゃないですが書ききれないので、重要なところを抜粋します。
電子帳簿保存法４条１項(国税局へ申請が必須)
電子上で作成した国税関係帳簿をそのまま電子で保存するための法律。
該当書類：総勘定元帳、売上台帳等々
電子帳簿保存法４条２項(国税局へ申請が必須)
決算関係書類もしくは自社で発行した電子上の書類を電子保存するための法律
該当書類：棚卸表、請求書、領収書、発注書等々
電子帳簿保存法４条３項(国税局へ申請が必須)
紙書類をスキャンして電子保存するための法律
別名：スキャナ保存精度
該当書類：契約書、請求書、領収書、発注書等々
電子帳簿保存法１０条
相手から受領した電子データをそのまま電子保存するための法律
１０条だけ唯一国税局へ申請が不要になる法律です。
たとえば相手からメールで見積書などをPDFファイルできたときに、紙で印刷せずにPDFで保存するための法律です。
これも法律の要件に則って保存をしないといけません。
申請する電子帳簿保存法の住み分けは下記表の通りです。
書類によって電子帳簿保存法の何条に該当するのかを認識した上で、適切な要件を満たさないといけません。
要件を満たしていないと国税局は申請を承認してくれません
申請を承認されるためにはどうしたらよいのか？
基本的に国税局の考えとしては１点だけです
「書類が改ざんされず、お金の流れが追えればＯＫ」
つまりこの書類は「いつ」「誰が」処理したのか？を証明されればいいのです。
「いつ」を証明するものとして「タイムスタンプ」
「誰が」を証明するものとして「電子署名」が必要です。
また社内でも事務処理要件や規定を定めないといけないケースもあります。
しかし規定を設定して業務すると非常に煩雑になります。
そもそもペーパーレスって業務効率化が一番の利点なのに、逆に業務が非効率になってしまっては本末転倒です。
だから今の時代はそれをＩＴ化で一気に要件満たすのはどうですか？というのがvividの提案です。
２０１８年１２月現在で、ペーパーレスを実現するためのクラウドサービスは多く出ていますが、多くのシステムは電子帳簿保存法４条３項(スキャナ保存)しか満たしていないため、完全なペーパーレスが実現していません。
法律が煩雑でわかりにくいことが原因です。
株式会社vividは、会社の悩みをきちんと引き出し適切なコンサルティングを踏まえて、必要に応じて適切なサービスを提案致します。
税理士先生がvividと提携するメリット
色々と書いてきましたが、vividは税理士先生と提携をさせて頂きたいと思っております！
vividと提携するメリットについてまとめました
他の税理士と差別化が実現
法律の面からペーパーレスに対応出来る税理士先生は非常に稀です。
しかし今後企業がペーパーレスに興味を持つのは必然の流れです。
いざペーパーレスをする！となった時に、企業側としては
「領収書とか請求書って保管期間あるよね？でもペーパーレス出来るって国や周りが言ってるし・・税理士に聞いてみよう！」
このような流れでお問い合わせに繋がる可能性が高いです。
特に決裁権のある方は、思い立ったら実行したい方が多いので、迅速に対応するためにはペーパーレスの法律や対応出来るシステムについて熟知していないといけません。
ここを対応出来ることで、他の税理士先生と差別化が図れるかと思います。
定期監査で顧問料の引き上げが可能
ペーパーレスをするための法律では色々条件があります。その条件の一つに「定期的な監査」があります。
この監査を税理士が対応することが可能となっております。
監査を対応することで、より顧問先との関係が強固になり、作業費用分を顧問費用として上乗せすることも違和感なく可能になります。
監査といっても大掛かりな処理をするわけではないので、大きな手間にはなりません。
電子帳簿保存法の税務申請の仕事を請け負える
電子帳簿保存法に対応すればすぐに領収書や請求書が捨てられるわけではありません。
事前に税務署へ申請をしないといけないのです。
しかしこの申請書は会社が行うのは専門的で難しいのです。
ここを税理士がコンサルティング・申請代行をしてあげることで、税理士の新たな仕事とすることが出来ます。
今後必ず電子帳簿保存法の申請は増えてきます。
申請方法を知らないことで、チャンスを逃すばかりか置いてかれることになります！
顧問先の疑問を解消できる
今後必ずペーパーレスの波はやってきます。
企業側からしたら、税理士先生はなんでも知っている存在です。
領収書って捨てられるんでしょ？と聞いた時に多くの税理士先生は「捨てられません。保管して下さい」と答えている方が多いようですが、それでも諦められずに調べて捨てられることに気付いたら「うちの税理士は分かっていない！」と不満につながります。
そうなると他の知っている税理士先生へ乗り換えられてしまうかもしれません。
逆もありえます。いずれにしろ必ず必要になる知識ですので、vividと提携することで早めに対応しておくことが不可欠かと思います。
税理士のメリットある話を持ってくる情報屋になる
vividは士業の方と関係が強く、さまざまな情報が入ってきます。
税理士先生にとってメリットのある話、必要な情報などを定期的にお届け可能です！
情報屋としてもうまく使えるかと思いますので、是非お気軽にお問い合わせ下さい！
最後に税理士先生へ伝えたいこと
この記事では概要だけお伝えして、かなり簡略化しています。
細かく書くととんでもない量になり、かえって混乱するからです。
この記事で税理士先生になにを伝えたいか？
それはただ１点！
「顧問先で紙書類の悩みがあれば、vividへ丸投げしてくれれば無料で相談に乗ります！」
今後税理士先生がペーパーレスに対応出来ないことで、
・大手の税理士法人に顧問先を取られないようにしたり、
・逆に他の税理士と差別化を図る上で、
ペーパーレスに関する対応が出来るvividを抱えておくことが大切だと考えているからです。
必ず数年以内にそのような問い合わせが爆発的に増えてきます。
そこで対応出来ないと生き残れない時代がやってきています。
vividは数多くの士業の先生と交流を持ってきた上で出した結論です。
私たちは士業の先生とともに歩んでいきたいと思っております。
税理士先生からのお問い合わせも、顧問先様からのお問い合わせも無料で相談を受けます！
是非お気軽にお問い合わせください！
ペーパーレスに関するＱ＆Ａ
実際にvividが受けた質問や想定される質問をいくつかまとめてＱ＆Ａに致しました。
Ｑ、請求書発行システムを使って毎月請求書を顧客へ送付しています。控えは出力して紙保存していますがこれもデータ保存できるのですか？
Ａ、可能です。電子帳簿保存法４条２項に則って処理をすることで、紙出力する必要がなくそのまま電子保存が出来ます。そのほか、見積書は決算関係書類も可能です。
Ｑ、株式上場を目指しているのですが、監査法人から内部統制の確立と運用を求められています。ペーパーレスにして紙書類をなくすことで、監査法人から指摘されることはないのでしょうか？
Ａ、上場するからこそ、紙をデジタル保存して誰もが「見える化」にすることが大切です。監査で大切なのは「誰が」「いつ」処理したか？という点です。弊社が提供するサービスは元々監査法人に勤めていた公認会計士が作ったサービスで、会計監査に対応する部分は最も得意です。それを踏まえたコンサルティング・アドバイスが可能です。
Ｑ、顧客に郵送する領収書の印紙税がかなりの額かかります。これもデジタル化すれば印紙を貼る必要がなくなるのでしょうか？
Ａ、最初から領収書を電子で発行する場合は印紙税法の対象外となりますので不要になります。電子契約の場合ももちろん不要です。特に不動産業界の場合は印紙代が高いですから、効果は大きいです。
Ｑ、仕入先の会社から請求書がメールできます。現状はその請求書を指定の請求書フォルダを作って保存しています。この対応で大丈夫でしょうか？
Ａ、その対応ではダメです。法律に違反しています。相手から発行された取引書類は電子帳簿保存法１０条の要件を満たした状態で保存しなければなりません。つまり届いたメールファイルにタイムスタンプを付与して保存するか、事務処理要件を満たした上で保存をしないと保存が出来ません。事務処理要件は面倒なので、タイムスタンプを付与することが最も効率的です。
Ｑ、ＥＤＩによってすべて取引をしているため、元々請求書も納品書も電子化されています。その場合は電子帳簿保存法に対応していることでいいですか？
Ａ、その対応だと電子帳簿保存法に違反しておりダメです。電子帳簿保存法１０条対応ですので、上記と同じでタイムスタンプを付与して対応する必要があります。
Ｑ、タイムスタンプが付与された書類が相手から届いた場合は、そのまま電子保存して大丈夫ですよね？
Ａ、いえ、こちらもタイムスタンプを付与して保存しないといけません。たとえばあなたの会社がタイムスタンプを付与して相手に送ったとして、相手はタイムスタンプを押さなければあなたは電子保存をしてもいいですが、相手会社は紙で印刷して保存する必要があります。
Ｑ、受け取った領収書はどのように処理すれば法律に則って電子保存出来るのでしょうか？
Ａ、領収書を紙で受け取った場合は電子帳簿保存法４条３項の要件に則る必要があります。受け取ってスキャンをして社内の経費精算を使って申請をします。経理担当者は紙の領収書と経費精算システムを使った精算書をみて承認をします。承認後タイムスタンプと電子署名を付与します。その後監査をすれば領収書は捨てることが出来ます。
Ｑ、次年度からスキャナ保存精度(電子帳簿保存法第４条３項)を適用したいのですが、承認はすぐにおりるのですか？
Ａ、申請は３か月前にしないといけません。正確にはみなし承認扱いとなり、否認の場合のみ通知がきます。申請して３か月経過して特に連絡がなければ「承認」となります。３月決算であれば１２月３１日までに申請が必要になります。
Ｑ、取締役会議事録も電子化出来るということですが、押印を全部もらって電子化にするのでしょうか？議事録で全員から押印もらうのがとても時間が掛かって大変なのでいい案がないですか？
Ａ、ワークフローに載せて、クラウド上で取締役の印鑑をもらえば解決します。更にそのまま電子保存も可能です。ただしきちんと電子帳簿保存法に則ったシステムを導入しないと結局紙で出さなければいけないですし、監査上でも問題が出てきます。vividならそれらすべて満たしたサービスを提案出来ます。
Ｑ、電子帳簿保存法は分かるのですが、実際にどういう運用をすればいいのかが分かりません。
Ａ、会社や業界によって仕事のやり方が異なるため、実際にヒアリングさせて頂かないとなんとも言えません。一度お問い合わせ頂ければと思います。
Ｑ、なぜ税理士が電子帳簿保存法について理解をしておく必要があるのですか？
Ａ、一般的にどういう書類が溜まるかというと、税務関係書類です。したがって税理士にとりあえず聞こうと思われるのが普通かと思います。その際に税理士として適切な知識を持って対応をしないと顧問先の信頼を失いかねません。近年のペーパーレス化の波によってそういう問い合わせは必ず増えるので、事前に知っているのと知っていないのとでは大きな違いが出ることを、数多くの税理士先生に会って感じたから記事を執筆致しました
