ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
２０１９年４月に労働条件通知書の電子化がいよいよ解禁になります！
元々２０１２年に閣議決定はしていましたが、ようやく本格的に解禁になりました。
電子契約が流行する中で雇用契約書は電子で出来ても、結果的に労働条件通知書が紙だから・・と敬遠されていた会社も多いのではないでしょうか？
今まで無意識に
雇用契約書を作成→労働条件通知書を毎回入力して作成→郵送
という無駄な人件費を掛けていたのが、電子上で処理する出来るようになったことで、大幅な効率化・コストダウンが実現します。
この記事では下記について執筆しております。
・法律改正の概要
・paperlogicを活用した効率化
申し遅れましたが、執筆者は株式会社vivid小川と申します。
国内最大手の日本監査法人にも認められた電子ワークフロー「paperlogic」を提供しております。
今回は「paperlogic」を使って、雇用契約→労働条件通知書の流れの効率化をご紹介致します。
労働条件通知書メール送付時の注意事項３か所
国としてメールで労働条件通知書を送付することが基本だと発表しています。
しかしルールが３点ありますので、これを守る必要があります。(そんなに難しいルールではありません)
常識の範囲内の送付方法を用いること
ヤフーアドレスやGmailアドレスでもＯＫです。
メール送付と書きましたが、ラインやＦａｃｅｂｏｏｋのメッセージ等でもＯＫです。
しかしブログやＦａｃｅｂｏｏｋのコメント欄などへの通知はＮＧです。
個人情報なので当然ですが、誰もが見える場所にアップロードをして通知してはいけませんよ！ということですね(当たり前ですね)
労働者からメール通知の許可をもらう
労働者がパソコンやスマホがない場合を考慮して「相手が承諾したら」と条件付けされています。
とは言え現代ではパソコンもしくはスマホを持っているのは当たり前ですので、わざわざ紙で送ってくれという方も稀です。
労働者がプリントアウト出来る状態で送付すること
労働条件通知書の電子化が可能になりましたが、労働者視点でプリントアウトが出来る状態でないといけません。
とは言えラインやＦａｃｅｂｏｏｋのメッセンジャーでも印刷は出来ますし、
逆に印刷出来ない状態で通知することは難しいので、大きな弊害になりません。
法律改正前の今までの働き方
今まで当たり前のように行っていた業務に対しては下記費用が掛かっております。
・人件費
・印刷コスト
・郵送コスト
・保管コスト
具体的にご説明していきます。
【現状の働き方①】雇用契約書を紙で締結
契約書を紙で契約するのも知らないところでコストが掛かっています。
・契約書を作成する時間(人件費)
・契約書をチェックする時間(人件費)
・契約書に貼る印紙代(印紙代)
・契約書の製本代(消耗品費・人件費)
・契約書の郵送代もしくは対面での契約行為に掛かる時間(通信費・人件費)
・契約書の保管費用(保管費・家賃)
paperlogicには電子契約の仕組みもあるので、上記経費がすべて削減になります。
【現状の働き方②】労働条件通知書作成時に契約書を探す
労働条件通知書を作成するときに、労働条件を入力しているかと思いますが、その際過去の雇用契約書や労働条件通知書を確認しないといけません。
その際に過去書類を探すのに掛かる時間も人件費です！
paperlogicを利用することで、一発で書類を探せますので人件費削減になります。
【現状の働き方③】労働条件通知書を毎回同じ内容を一から入力
過去の雇用契約書や労働条件通知書を見つけたら、そこに記載されている情報を参考に新たに締結する労働条件通知書を作成します。
これも一から入力していませんか？
電子データを活用するなら過去のデータを自動転記することが出来ますが、紙で処理していると都度一から入力しなければいけません。
この作業時間も立派な人件費になります。
paperlogicを利用することで毎回同じ入力項目は自動転記されるので人件費削減・ミス防止に繋がります。
【現状の働き方④】作成した労働条件通知書を郵送する
作成した労働条件通知書は毎回郵送していませんか？
この郵送にも作業代や郵送コストが掛かっています。
対面で渡している場合も、そこに掛かっている時間は人件費になっています。
paperlogicを利用することで、作成した労働条件通知書をそのままメールで通知することが出来ます。
【現状の働き方⑤】どんどん紙が増えて、更に探す時間が掛かる
契約社員の契約頻度は多いです。
労働条件通知書を交わせば交わすほど紙が増えて、更に紙を探す時間が掛かります。
paperlogicを利用することで、締結したすべての書類を一元管理が出来るので一瞬で探し出せます。
いかがでしたか？
気付かないところで当たり前の仕事を当たり前にこなすことでとんでもない経費が掛かっていることがお分かりになると思います。
一方paperlogicを活用することで、これらの経費がほとんど掛からなくなります。
paperlogicを活用した雇用契約書➡労働条件通知書の作成イメージをご説明します。
paperlogicを活用するとこんな働き方になります
労働条件通知書の電子化が解禁されたのであれば、電子データを活用しない手はないです。
特に派遣会社様や契約社員を多く抱えた会社様は驚くほどの効率化が図れます。
次からは実際のpaperlogicの画面をお見せしながらご説明致します。
【paperlogicを活用した働き方①】紙を探す➡一発検索で時間軽減
労働条件通知書を作成都度紙を探していたのが、
paperlogicを活用することで検索によって一発で見つけ出せます。
【paperlogicを活用した働き方②】都度入力➡自動転記で作業時間軽減
paperlogicを活用することで、データとデータの自動転記が可能になります。
これから画像を踏まえてご説明します。
②ー１、雇用契約書をpaperlogic内で自由に再現
フォームは自由自在にカスタマイズが出来ます。
②ー２、雇用契約書に紐づける労働条件通知書を関連付け
作成して承認が終わった(電子契約が終わった)雇用契約書に対して「関連書類作成」を行うことが出来る。
関連書類を作成すると・・・
②ー３、該当の雇用契約書のデータを自動転記する
過去に締結した雇用契約書や労働条件通知書に対して、新たな労働条件通知書を作成する際に自動転記が可能に。
いままで１０していた作業が２や３などに軽減されます。
もちろん上書きで手入力で変更することも可能です。
②ー４、関連付けした書類はいつでも簡単に探すことが出来る
上記赤枠をクリックすると・・・
↓↓↓↓↓↓↓↓↓
【paperlogicを活用した働き方③】郵送する➡システムの自動通知で郵送コスト・手間軽減
作成終了した労働条件通知書はシステム内でそのまま相手へメール通知が可能。
最後まで一切手間を掛けさせません！
今まで掛けていた郵送に掛かる手間(宛先記入やチェック)と郵送代を削減します。
【paperlogicを活用した働き方④】紙が増え続ける➡自動的に電子保存され事務所もスッキリ！
承認が完了した書類はそのまま電子保存が可能！
電子帳簿保存法完全対応のため、紙で出力して保存する必要がなくなります！→保管費削減
paperlogicの価格
ここまで兼ね備わった電子ワークフローはpaperlogicだけ！
気になる料金も、クラウドサービスのため非常に低価格！
５ユーザーまで使えて月額２０,０００円～！
雇用契約周りだけではなく、領収書・請求書発行などバックオフィス全般で使えます。
paperlogicを利用することでコストダウン試算
年間５００契約
正社員時給約２,０００円で計算
年間１２５万円→２４万円へ大幅削減！！
紙保管よりも内部統制がしっかり行われて、監査の対応もバッチリです。
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