ペーパーレスする上で最も難しいのは、現状の業務を大きく変えないといけない点です。
・今まで紙書類で行っていた業務をタブレット対応
・紙書類を電子化するための日々のスキャン作業
上記のような日々の運用面が非常に難しいんです。
人は今までのやり方を変えることに抵抗を覚える方が多いですから、
特に社員が多い職場ですと全員が同じ目的に向かって取り組みをしないといけません。
そこで業務のやり方を大きく変えずにペーパーレスが実現出来る面白いタブレットが出たのでご紹介しておきます。
ワコムから出たペンタブレットです。
実際に自治体では市民の方が手書きで入力した用紙を手作業でシステムに転記する作業が発生しています。
こういう作業にかなりの労力が割かれていますね。
紙に頼った業務を続けていると、当然ながら大量に紙文書が蓄積されます。
これらが事務所のキャビネットや段ボール箱に保管され、スペースを圧迫。
また、必要な時に必要な情報を探すだけで、また多大な労力が掛かるという悪循環に陥っています。
紙文書を保管しているスペースにも費用は掛かっています。
そのスペースをあけることで、
他のサービスを導入したり、
打ち合わせスペースを増設したり、
人員を増加したり、
社員の福利厚生を充実したり、
もしくは今よりも狭く安い家賃の事務所へ引っ越す
など選択の幅が広がります。
このような書類電子化の利点は今や多くの自治体や企業が認識しております。
分かってはいるけれど、紙の書類をなかなか削減できない理由は大きく分けて２つです。
１、社内の人間全員がＩＴに強いわけではなく、現場での手作業からの脱却が難しい
例：現地に行ってカウンセリング表を手書きで入力している
お客様のところへ行ってタブレットで処理していると間に合わない
２、ペーパーレスのシステム導入したことによる顧客離れ
例：ＩＴに不慣れな顧客からしたら、関わり辛い
このようにアナログはアナログは慣れ親しんだという意味では良い面もあるわけです。
この感覚からいつまでも脱却出来ないから、日本は先進国の中でもペーパーレスの発展が遅れているわけなのですが・・・
ペーパーレス導入のためには徐々に慣れていって、効果を実感してもらうことが大切です。
慣れてしまえばどうってことはないのです。
そのためには、アナログとデジタル両方に対応出来る仕組みを作ることも一つの手です。
そうすることで、違和感なくペーパーレスの取り組みが出来ます。
中途半端にペーパーレス取り組みのためのシステムを導入すると、社員・職員の負担が増えてしまうからです。
で、vividが面白いなーと思ったのが、コレ
ボールペンタイプのスタイラスペンとバインダーから成る「ワコム クリップボード PHU-111」というスマートパッドだ。
スマートパッド上に紙の帳票を置いて手書きで記入する点は従来のアナログと同じですが、ここで書いたデータがそのまま転送されるというものです。
これを利用することで、今までの手書き業務をなくさずに書類をスキャンすることなく電子化することが出来ます。
この製品では、バインダーの上に紙帳票を置きペンで記入し、その内容を電子データとして保存される。
さらに、手で書いた文字を認識するので、検索性もあるようだ。
ワコムのタブレットは元々イラストレーターに多く使われているので、性能はとても優れています。
タブレットのタッチ画面に指や手のひらが触れても反応せず、純粋に書きたい箇所にだけ書けるため、手書きと何ら変わらずに使う事ができます。
開発担当者が言ってました。
「ワコム クリップボードが活躍するのは福祉現場です。ケースワーカーの方は、訪問して利用者の情報を紙に記入しています。その後戻って記入した書類を見てデータ上に入力するという二度手間が発生していますが、ワコム クリップボードを使うと、その入力の手間を大きく減らせます。」
vividでは書類のスキャン代行業務を請け負っておりますが、根本的なペーパーレスの提案もしております。
最終的にお客様にとってメリット(コストダウン・業務効率化)になれば良いと思っております。
そのための提案として、ワコムのクリップボードは非常に面白いなと感じました。
vividの書類スキャンサービスと組み合わせて提案する幅が広がりました！
会社の紙書類をなくしたい。業務を効率化したいと思っている方は是非お気軽にvividへご相談下さい。
vividの書類スキャン代行サービスは業界最安値ですので、コストダウンの観点から非常にメリットが大きいです
ご相談・お見積りは無料です！書類スキャン代行・ペーパーレスをお考えの方はvividまで！
