ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
職場の紙書類をなくしたい！
こう思われてる方がみているかと思います！
今日はペーパーレス専門会社がどのようにして書類をなくすことが出来るのか？を説明します。
保管期間内の書類であっても、手続きをして運用をすれば電子化をして廃棄出来ます。
しかし、そのための手続きが色々な法律が絡んでいるので非常にややこしいのです。
出来るだけ簡潔にわかりやすくまとめますので、是非ご覧下さい。
保管期間のある書類を廃棄するための流れ
一連の流れをご紹介。
細かい部分は後ほど書いていきます。
１、電子化する書類の選定
社内の整理をして、電子化したい書類を選別しましょう。
２、社内管理規定や電子化手順を決める
社内で今後どうやって電子化していくか？を定めた規定を用意する
誰がどのタイミングで電子化にするか？など
３、e-文書法対応の機器を用意する
e-文書法に対応したスキャナーや会計システムもしくは、外注先を選定する。
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
電子保存を開始するためには申請書を提出して承認されなければいけません。
開始する３か月前までに申請が必要です。
５、スキャナ保存の開始
無事承認されたら、スキャン保存の運用をスタートします。
１、電子化する書類の選定
下記手順の赤字部分の説明です！
１、電子化する書類の選定
２、社内管理規定や電子化手順を決める
３、e-文書法対応の機器を用意する
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
５、スキャナ保存の開始
まずは電子化する書類を決めましょう。
全部でも構わないのですが、申請書毎に税務署へ申告して承認をもらわないといけません。
いきなり全部を電子化するのは大変なので、まずは主要の書類から申請するのも一つの手です。
出来れば日常的に発生する書類で且つ、見返すことの多い書類がオススメです。
・会計帳簿
・見積書や発注書
・納品書や請求書
・契約書
・営業報告書
・財産目録
・議決権行使書
・社内規定書
・資産負債状況書類
・社債権者集会議事録・謄本
・総会議事録（創立総会含む）
・取締役会議事録
・定款
・業界別の申込書や管理書等々
これらは電子管理が可能になっている書類です。
まずは自社内で多く占める書類を選定しましょう。
２、社内管理規定や電子化手順を決める
下記手順の赤字部分の説明です！
１、電子化する書類の選定
２、社内管理規定や電子化手順を決める
３、e-文書法対応の機器を用意する
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
５、スキャナ保存の開始
ここでは社内の電子化手順を踏まえた管理規定を定めます。
・なんの目的で電子化をするのか？
・誰がどの手順でスキャンするのか？
・相互チェックはどのようにするのか？
・定期チェックはどのようにするのか？
・いつまでに処理するのか？
・これらをどのような形でチェックシートを作るのか？
などなど、書類を電子化にあたっての目的から手順～運用までの流れの規定を作成します。
どうしても規定というと堅苦しくなり、表向きに作りがちになりますが書類を電子化する上ではとても重要です。
保管期間内の書類を電子化して破棄するとなると、法律に則って処理をしないと罰せられる可能性があります。
しっかりと社内全体で共有出来て、取り組むことの出来る明確な規定を定めることが大切です。
国税庁のＨＰに規定のサンプルがあります
こちらをクリック
３、e-文書法対応の機器を用意する
下記手順の赤字部分の説明です！
１、電子化する書類の選定
２、社内管理規定や電子化手順を決める
３、e-文書法対応の機器を用意する
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
５、スキャナ保存の開始
e-文書法に対応した機器を用意します。
今のご時世大体のスキャナーが対応していますが、一応メーカーには確認しましょう！
また、それぞれの機器のマニュアルを用意することも大切です。
ちなみに書類のスキャンを業者に外注することもＯＫです。
そのあたりはもちろん書類スキャン業界最安値のvividも請け負うことが可能です！
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
下記手順の赤字部分の説明です！
１、電子化する書類の選定
２、社内管理規定や電子化手順を決める
３、e-文書法対応の機器を用意する
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
５、スキャナ保存の開始
１～３を整理した段階ではじめて申請書を税務署に提出することが出来ます！
これがまたややこしいんですが、申請書は全部で３種類あります。
申請する書類によって、提出する申請書が異なります。
国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書 ➡ こちら
国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請書 ➡ こちら
国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書 ➡ こちら
申請して承認されれば無事に電子化をして破棄出来るのですが、そのためには要件を満たさなければいけません。
電磁的記録(最初からデータで作られた)の保存要件
１、真実性の確保
１つめは真実性の確保です。
真実性の確保の中でも守らなければいけないものがあります。
１－１、訂正・削除履歴の確保
データの訂正や削除、追加等の事実が確認出来るシステム・仕組みが出来ているか？
１－２、相互関連性の確保
他の国税関係帳簿・国税関係書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できるか？
例えば仕訳データと電子データを紐づけ出来る仕組みになっているか？
１－３、関係書類等の備え付け
データ作成にあたり、社内で決められた適切な規定に基づいて入力・保存ができているか？
２、可視性の確保
２つめは可視性の確保です。
同じように可視性の確保の中でも守らなければいけないものがあります。
２－１、見読可能性の確保
保存データはディスプレイ及びプリンター等に整理され、明確な状態で出力が出来るか？
２－２、検索機能の確保
保存データは求められた記録を速やかに検索することができるか？
名前はもちろんのこと、スキャンした日付などもきちんとファイル名に記載されているか？
このように満たさなければいけない要件がたくさんあります！
５、スキャナ保存の開始
下記手順の赤字部分の説明です！
１、電子化する書類の選定
２、社内管理規定や電子化手順を決める
３、e-文書法対応の機器を用意する
４、税務署に電子化する旨の申請書を提出
５、スキャナ保存の開始
申請すると「却下」の場合に限り通知が来ます。
したがって、通知がこなければ承認されたと思ってＯＫ
その間はみなし承認期間として電子化することが可能。
ただし、捨てるのは最低でも申請してから半年間待って、却下の通知がきてないのを確認してからにしましょう。
スキャナ保存には２種類あります
スキャナーを使った場合
スマホでスキャンした場合
スキャナーを使ってスキャンした場合のフロー(例：領収書)
登場人物
Ａ ＝ 従業員
Ｂ ＝ 経理担当者
Ｃ ＝ 第三者
１、Ａが立て替えて領収書を受領
２、Ｂが内容を確認して経理処理。処理後スキャン
３、タイムスタンプを付与(株式会社vividが提供するワークフローシステムはタイムスタンプが自動付与されます)
４、Ｃがチェックをする(年１回でもいいし、月１回でもいい。全部確認する必要はなく、ランダムに抜粋していくつかチェック)
５、４でチェック完了したら原本廃棄が可能。
注意点は４の定期検査が終わった期間でないと原本廃棄が出来ない点。
例えば
１月に領収書１００件
２月に領収書２００件
３月に領収書５００件 発生したとする。
２月に１～２月分の合計３００件の領収書のうち１５件をランダムにチェックして問題がなかった。
その場合は、１～２月の３００件に限り原本廃棄が可能
スマホでスキャナーした場合のフロー(例：領収書)
登場人物
Ａ ＝ 従業員
Ｂ ＝ 経理担当者
Ｃ ＝ 第三者
１、Ａが立て替えて領収書を受領し、Ａがスキャンしてクラウドへ送信
※ただし、領収書には自筆で名前を書くこと
２、タイムスタンプを付与(株式会社vividが提供するワークフローシステムはタイムスタンプが自動付与されます)
３、Ｂが内容確認(原本ではなく、クラウドにアップされたデータで確認)
４、Ｃがチェックをする(年１回でもいいし、月１回でもいい。全部確認する必要はなく、ランダムに抜粋していくつかチェック)
５、４でチェック完了したら原本廃棄が可能。
注意点は４の部分は同じです。
スマホになるともう一つ注意点が増えます。
それは領収書に自筆で名前を書いた上でスキャンすること。
誰の領収書なのか？が明確になるようにすることです。
小規模事業者の特例(例：領収書)
登場人物
Ａ ＝ 従業員
Ｂ ＝ 経理担当者
Ｃ ＝ 第三者
小規模事業者とは
製造業なら従業員２０名以下
商業・サービス業は従業員５名以下
１、Ａが立て替えて領収書を受領後スキャン保存
２、タイムスタンプを付与(株式会社vividが提供するワークフローシステムはタイムスタンプが自動付与されます)
３、税理士などが検査
４、３でチェック完了したら原本廃棄が可能。
経理担当者がいないケースもあるので、間のチェックが一つないですね。
代わりに税務を担当している方(大体が税理士になると思います)がチェックをする
タイムスタンプを付与する期間も決められている
タイムスタンプを付与する期間は決められています
早期入力方式
業務処理サイクル方式
の２種類があります。
早期入力方式
基本的には書類の作成または受領後、担当者が７日以内に処理・スキャンをして、タイムスタンプを付与する必要がある
業務処理サイクル方式
業務処理に係る期間である１か月と１週間(約３７日)以内に処理・スキャン・タイムスタンプを付与する必要がある。
原本廃棄出来るのは基本的に承認後の書類。ただし例外もある
基本的に原本廃棄出来るのは、４のステップの税務署に申請をして承認されてから以降に発生した書類に限る。
ただし、承認されれば、過去の書類も全て破棄することが出来るケースもある。
書類には大きく分けて２種類
１、重要書類とはお金に直接関係する書類(請求書や契約書など)
２、一般書類とはお金に直接関係しない書類(見積書や注文書。口座振替依頼書やカウンセリングに使った書類など)
一般書類であれば、承認されれば承認前の期間も全て電子化して破棄可能です！
もしあなたの会社が一般書類でいっぱいの場合は、是非積極的に活用してほしい制度です
一気に事務所の書類がなくなりますよ！
タイムスタンプの付与は難しい？
タイムスタンプは有料となっていまして、認められた業者のタイムスタンプを付与する必要があります。
大体がシステムの内部にあるもので、クラウドサービスと連携しているものがほとんどです。
タイムスタンプがただ入っているクラウドではなく、業務の一連の流れでタイムスタンプが自動付与されるクラウドサービスでないと継続的に運用することが難しくなります。
書類のスキャンを外注に出すことはＯＫなの？
これもＯＫです。
ただし、先ほど申し上げた期間内に処理する必要があります。
また、それ以外にも細かい条件があります。
１、白色から黒色までの階調が256階調以上で読み取れること
２、25,4mmあたり200ドット以上で読み取れること
３、e-文書対応している色調であること
４、国税関係書類の原本と同じように明瞭であること
５、しっかりと文字認識をすることが出来ること
６、社内規定に則った手順で電子化をしていること
７、契約書を交わしていること
などなど色々な条件がありますので、これらを満たした上で価格やサービスの良いスキャン代行業者を選ぶことが大切です。
書類スキャン代行業者であるvividは上記条件はもちろん満たしておりますし、業界最安値の価格設定が売りです。
書類スキャンは日常業務の中で運用するとなると実際結構大変です。
スキャン作業を従業員が行うことで業務の非効率につながることも多いです。
中長期的な視点でみると、スキャンについては信頼出来る代行業者に依頼することをオススメします！
継続的に書類スキャンする費用が勿体ない！という方は根本的なペーパーレスクラウドを導入することをオススメします。
そのあたりもvividへお任せ下さい。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今後必ずペーパーレスの波がやってきます。
これを読んで「めんどくさ！」と思った方も多いかもしれませんが、後回しにしてもいずれやらなければいけなくなります。
ペーパーレス実現することで、企業競争力を上げる狙いが国にはありますので、必ず施策を打ってペーパーレスをさせる仕組みになってきます。
だったら思った時にこそ早めに取り入れることで、他社との差別化に繋がります。
書類を電子化することで、大幅なコストダウンや業務効率化に繋がります。
働き方改革にもつながり、結果的に働きやすい職場づくりになります。
そうなると新卒採用についても他社との差別化に繋がります。
早めに取り組むことで大幅なメリットがありますので、
ペーパーレスをしたいと思っていれば、今その時が導入のチャンスです。
弊社では書類スキャン代行やクラウドの提供だけではなく、倉庫の提携もしております。
こちらのサービスを一方的に押し付けるのではなく、お客様の叶えたい要望に対して適切な提案を致します。
是非お気軽にvividまでご連絡下さい！
