ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
ついに日本年金機構も動きましたね。
先月ニュースにもなっていたのでご存じの方も多いかもしれませんが、日本年金機構が書類を電子化で保管する方針を決めたようです。
電子化対象の書類は、保管する届け出書などだけではなく、消えた年金問題によって２００９年度の書類から無期限の書類保管していたものも該当のようです。
その他にも審査や決済などの処理状況を管理する書類。
資格取得届や喪失届などほぼ全てが対象のようです。
原本の書類も電子化後破棄するようです。
理由としては、
・保管コストが膨らんだ
・長期保存による書類の劣化を防ぐ
これらの目的が大きいようです。
社会保障審議会によって大筋で了承され、文書管理規定を改正後、順次運用を開始するようです。
基本的には紙書類を電子データに保存を管理規定に則って電子化が完了したものから、順次破棄していくようです。
ちなみに年金機構の書類を電子化することによって保管コストの削減幅は２０１６年時点で年間約１０億円にものぼるとの事。
消えた年金問題によって、年金機構の管理体制は国民にとって関心が高い内容です。
しっかりとした管理規定を作成し、しっかりとした体制で電子化にしないといけませんね。
書類を電子化する過程があいまいなもので、データ紛失となるとまた大問題になりますし、電子化に対して懸念を抱くようになります。
電子化業界の人間としては、是非うまく運用して頂きたいな！と願うばかりです。
最近は改ざんや隠ぺいというイメージもついてきていますから、そのようなことがないように厳重な体制でね・・笑
それにしても年金機構ほどの規模となると、恐らく自社内で電子化するんでしょうね？
なかなか大変な作業になると思いますが、今後将来を考えた時には電子化にしたほうが確実に効率的ですし、紛失リスクも遥かに低下します。
しっかりとしたバックアップ体制を取ることで、紛失はしにくくなりますからね。
重要なのはハッカー対策ですね。
年金データを電子管理すると分かったら、そういう輩も出てくると思いますので、管理規定だけではなくネット上のセキュリティもどのようにしていくかが問われると思います。
いずれにしても年金機構のペーパーレス化は、漏洩防止・内部統制強化のためにも是非頑張って頂きたいです。
ペーパーレスにすると余計情報漏洩するのでは？という懸念の声が絶対挙がると思いますが、この感覚が日本がペーパーレス化の進まない要因かと思います。
そのようなリスクを排除するために、e-文書法や電子帳簿保存法が定められているのですから。
過去の失敗ばかりに目を向けているといつまで経っても発展がないのは、国も企業も同じですね。
